Changer de syndic dans une résidence avec gardien

Changer de syndic inquiète souvent les conseils syndicaux des résidences avec gardien : qui va payer le gardien le mois de la passation ? Que deviennent son contrat, ses congés, son logement ? La bonne nouvelle, c'est que le contrat du gardien ne change pas. Le vrai sujet, c'est la transmission de son dossier entre l'ancien et le nouveau syndic.

Le gardien reste salarié du syndicat des copropriétaires

L'employeur du gardien n'est pas le syndic : c'est le syndicat des copropriétaires. Le syndic n'exerce ce rôle que pour son compte. Un changement de syndic ne modifie donc ni le contrat de travail, ni l'ancienneté, ni le logement de fonction. Le gardien n'a rien à signer et il n'y a pas de rupture.

Ce qui change, c'est la personne qui gère la paie, les déclarations sociales et le suivi au quotidien. C'est là que la passation doit être préparée.

Les documents à récupérer auprès de l'ancien syndic

La loi du 10 juillet 1965 (article 18-2) oblige l'ancien syndic à remettre au nouveau, dans le mois qui suit la fin de son mandat, la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires et l'ensemble des documents et archives du syndicat. Pour le personnel, il faut en particulier récupérer :

• le contrat de travail, ses avenants et la fiche de poste (tâches, horaires ou unités de valeur) ;
• les bulletins de paie récents et le compteur de congés payés ;
• les identifiants employeur du syndicat (URSSAF, caisse de retraite complémentaire, prévoyance, mutuelle) ;
• le suivi de la médecine du travail et les documents liés au logement de fonction ;
• le planning des remplacements pendant les congés.

Le mois de la passation : éviter le trou de paie

Le risque principal est simple : le salaire du gardien n'est pas versé à temps parce que l'ancien syndic considère qu'il n'est plus en charge et que le nouveau n'a pas encore accès aux comptes. Pour l'éviter :

• fixer en assemblée générale une date de prise de fonction claire, en début de mois si possible ;
• convenir par écrit avec l'ancien syndic de qui établit et verse la paie du mois de transition ;
• prévenir le gardien de la date du changement et lui donner le contact de son nouveau gestionnaire.

Après la passation : vérifier plutôt que reconduire

Un changement de syndic est le bon moment pour faire le point. La classification du gardien correspond-elle encore à ses tâches réelles ? Les congés et les remplacements sont-ils bien organisés ? Les cotisations sont-elles à jour ? Le nouveau syndic doit vérifier ces points dans les premières semaines, et signaler toute anomalie au conseil syndical.

Pour aller plus loin, voir notre article sur le rôle du syndic employeur du gardien et notre page changer de syndic de copropriété. Nous gérons des résidences avec gardien dans les Hauts-de-Seine et le Val-de-Marne, par exemple à Neuilly-sur-Seine ou à Charenton-le-Pont. Votre résidence envisage de changer de syndic ? Parlons-en.